INOS 的3個重要功能

INOS Idea Navigation Operation System 創意導航行動系統,就是將你的創意從你的大腦下載到你的手機,令手機變成你創意的導航系統,引領你不斷瞄準目標去行動,實現你的創意。

INOS清空你大腦的內存

把所有要做的事情分門別類,另外存放在一個邏輯性強而又可靠的系統中去。大腦是用來思考、決策和創意的,不是用來記事的。我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做的事情,應該把大腦從這種思維中解放出來。要人機合,INOS提供 2 核心功能。

1 INOS-私人的知訊數據庫

解決你大腦不善記憶的問題。

只要你從事腦力工作,不管具體做什麼,你做的其實都是同一件事 —— 吸收大量外界信息,讓這些信息在你頭腦中發生化學反應,然後創造新信息。以前我讀IT,現在我是企業創新顧問,經常寫作,都是在和信息打交道。我想分享一點信息管理的經驗。

有關信息管理,大概有兩種錯誤的思想。

第一種錯誤:

是想要用大腦記住信息,強調記憶力,據此現在有各種記憶術,什麼記憶力培訓班之類。在互聯網時代,這個依靠蠻力的思想實在太落後了—— 人腦應該是用來思考的,不是用來記憶的。超強記憶力是一個偏們功夫,這裡不必細說。

第二種錯誤:

是強調Search,想要什麼信息都臨時去網上Google —— 這個太業餘。例如你看到一篇有價值的文章,只要你覺得將來可能還需要再看一眼這篇文章,你就應該把它保存下來,而不能指望日後再去Google。你可能會忘記關鍵詞,甚至把整件事都忘記了。

正確的做法,是使用一個外部系統,專門存儲個人化的信息。

現在人人都可以使用Google Search來搜尋資訊整合資源,太多垃圾資訊令過濾比尋找重要,如果只用Google search,我們很容易就找到太多的表面性的資訊。表面性的資訊氾濫,但最重要的本質性資訊卻埋藏很深,需要經過分析及過濾才能成為自己的資源。我建議在日常的google search 中認真分析其表面性和本質性,找到珍貴的內容,用Evernote clipper抓下來,這樣就成為了自己私人的資源。

INOS需要你去建立一個Note系統,所有學者都是這麼做的。過去使用筆記薄和文件櫃,現在我們有更方便的手機工具。 我用的工具是Evernote,已經用了九年了。下面我就以Evernote為例,講三個信息管理經驗。

1.收集

人腦很不擅長提取記憶里的東西,但是很擅長識別東西。如果讓你列舉你所知道的所有美女,你大概一時之間說不上來多少個;但是當你看到一位美女的時候,你馬上就知道這是美女。所以我們要專注於識別,而用電腦或手機幫助提取。

看到任何可能有價值的信息,我的第一反應都是存在Evernote里。Evernote有自己的服務器,所有內容都同時保存在本地和雲端,可以跨平台保存和提取。它有自己的瀏覽器插件Evernote Clipper可以抓取網頁內容,它在手機里跟幾乎每一個涉及到閱讀信息的App都能對話,你還可以用發郵件、拍照片和錄音的方法採集信息。

提取信息最好的辦法是搜索。IBM做過一個研究,人去找一封電子郵件,有的人喜歡搜索,有的人喜歡平時就把郵件分類。結果搜索的人平均只需要17秒可以找到他想要的郵件,而分類的人則需要58秒。

但一定程度的分類也是必須的。文件應該單獨放在一個目錄(Evernote中叫「notebook」)下,快速參考、報稅材料應該單獨放一起。凡是你需要回頭批量瀏覽的內容,都應該有自己的目錄。例如:以寫作為例,我的Evernote中有如下幾個目錄 —— 任何時候產生一個有可能變成一篇文章的想法,我就在「創作立案」這個notebook下新建一條筆記。如果在網頁用瀏覽器Clipper抓到一篇文章想再看一次,我就會講它放入「每日閱讀」Notebook內。

採集的精神在於,有了高級管理工具,你就應該把任何可能有價值的東西都記錄下來。Mathematics的發明人史蒂芬·沃爾夫勒姆(Stephen Wolfram),甚至具體到把自己在鍵盤上每一次擊鍵的動作都記錄下來了 —— 我覺得這有點誇張,但是他這個精神是對的。

記下來了,你就不用記掛它了。這其實是在解放大腦!

2.合作

Evernote還是個很好的圖文編輯器。Evernote 可以導出清爽漂亮容易編輯的文檔,我用Word很難做。其實專業作家不應該用Word寫作。Word也許是個排版工具,但肯定不是寫作工具。我寫書用Scrivener,寫短文都直接用Evernote。Evernote能直接把文章生成html文檔,轉發給任何一個人,他根本不需要安裝什麼軟件,在任何平台用瀏覽器直接就可以打開,而且所有文本變化格式都保留了。

Evernote還允許你公開分享任何一條筆記。你只要轉發這篇文章的鏈接,所有人都能訪問這條筆記。

更重要的是,Evernote允許幾個人共享一條Notebook。 簡直無法想象如果用電子郵件來交流要花費幾倍的時間!

我的團隊一定會用Evernote來共同起草會議Agenda,所有與會同事可以隨時將自己議題插入,會議主持可以隨時將同事們的議題按照先後緩急排列而產生出一個動態會議議程。同事們可以最早地了解會議內容而預早準備。到開會的時候主持人或助手可以直接在Evernote的Agenda中作會議記錄。

3.創意

最後說兩個Evernote的高級功能,是用來思考創意的功能。我們還是以寫作為例。

第一個功能是,你可以在一條筆記中插入另一條筆記的鏈接。這個功能簡單但是意義重大。

我對新職業價值座標和自由職業狀態這個話題非常感興趣,就一直想寫篇文章來解釋新職業價值座標和自由職業狀態。我的做法是先在「創作立案」目錄中創建一條筆記,然後一遇到相關的素材,例如什麼新的研究結果,就把保留那個素材的筆記鏈接在這裡 ——

其中每條綠色鏈接,都指向一個相關的素材。這樣一段時間內,我收集了幾十條相關素材。

但這個思路是清楚的 —— 不成熟的想法先放下,慢慢積累,什麼時候素材夠了自己想明白了什麼時候動手。而Evernote的關鍵作用在於,平時你不用總記掛這個想法,它會安靜地存在,你隨時有新東西都可以去補充它。這不僅僅是寫作的問題,這是借助一個外部工具,把想法壯大起來。

第二個功能是,Evernote能通過可能是詞彙匹配之類的算法,自動發現一條筆記的「相關內容」。 我沒有做任何搜索,很多相關性內容都是Evernote主動告訴我的。

更重要的是,Evernote這已經是在模擬人腦的思維!人腦發揮創造力最重要的一個手段,就是把兩個不同的想法連接起來。這個連接越是意想不到,創造出來的東西就可能越有意思。想要讓想法連接,你要先擁有很多很多想法才可以,而現在你可以把想法寄存在一個外部工具里,讓電腦幫你建立連接!

但是Evernote做得還不夠好。另一個工具,DEVONthink,可以用更複雜的算法提供更多的相關內容,而且還有量化的相關度評估。可是DEVONthink的其他功能實在遠遠不如Evernote……所以我特別希望Evernote收購DEVONthink。

無論如何,有這樣的工具,我等於是「電腦輔助寫作」。這就是為什麼創新達人能做到經常更新,我永遠不缺資料,我的煩惱是資料太多怎麼取捨。我完全不擔心有什麼人工智能寫作軟件,我希望這些軟件越強越好,為我所用。

我希望看到更多的人使用這些方法,寫出有質素的內容、有嚴肅研究結果支持的好文章來。那些無病呻吟的雞湯文字根本配不上這個時代。

而現在如果有哪個作家還在用復印和剪報蒐集資料,用Word寫文章,他面臨的是善用INOS的不公平競爭。

2 INOS-私人的行動導航

解決你大腦不善規劃的問題

無論你私人的知訊數據庫如何豐富,你的創意如何出色,沒有了行動一切都是空談。我們需要將創意轉化成任務,再將任務和項目具體化,變成適合行動的步驟清單。

把任何任務和項目具體成「行動清單」 。樹立「下一步行動」 的觀念。不管是什麽任務項目,我們要問的問題是下一個動作是什麽?只有這樣才能把計劃具體化,才能讓我們隨時把握應該做什麽。這樣一來,在一個既定時間內具體采取一個既定「行動」的時候,我們才能做出最好的選擇,而且對自己的行動選擇有信心。

如果能做到這兩點,我們就可以達到「心靜如水」的境界,把我們的大腦從紛擾的事件糾結中解放出來,在完全清醒的狀態下去全心全意地做事。

INOS 的具體做法其實就是4個動作:1 收集 2 處理 3 回顧 4行動

所謂 「收集」,就是在生活中隨時隨地用手機的Apps來收集(OmniFucos,Things,Wunderlist,Todoist,新手推薦用Todoist),有任何想法,任何可能要做的事情,一旦出現馬上將事情放入Apps 的 InBox 中記下來,這樣我們的大腦就可以放心地忘記這些東西了。

所謂「處理」 就是把 「InBox」 中的東西快速處理,或者刪除,或者存檔留作日後參考資料,或者委派別人去做,或者自己做。自己做的這種情況最關鍵,具體說就是把想法變成 「行動」。可以是一個單獨的「行動」,也可以是一個「專案」( project)。所謂專案,INOS 的定義就是一系列行動的集合。

所謂 「回顧」,就是你必須把所有這些「行動步驟」系統整理,以便提醒自己,和定期(每周)審查。這種審查可以使我們獲得安全感。

有了這個系統,每當你想要做事的時候,你只需要從一系列的「行動清單」中選擇一個去做。

INOS 流程的根本目的在於使得我們在任何一個既定時間,能夠做出最好的選擇:現在要採取哪個行動。這樣我們做任何選擇的時候都非常明白這個是現在最應該做的事, 而不必擔心有什麽重要的事情沒做。我們的心態就永遠平靜。

所謂 「行動」為了幫助選擇「行動清單」去做,INOS 要求給每個「行動」確定一個「@環境」,也就是說在什麼環境下做最有效率,例如 @Office, @Home, @Computer,@Phone 等等。這樣INOS 系統包括一個日程表,上面全是必須在這一天完成的任務,比如開會,和每個「@環境」 一個標籤Tags的幾個「行動清單」。另外INOS建議把所有要打的電話單獨列清單,集中打電話。

選擇任務做的時候,原則是先看日程表,再看「行動清單」,首先考慮「@環境」,再看有沒有這麽多時間,再看有沒有這麽多精力,最後再看任務的優先級:重要與緊急矩陣。

所以這的確是一個非常簡單的系統。這個系統為什麽有用呢?INOS 認為人生最大的不安的來源不是事情太多,而是有很多事情你應該做卻沒有做,你承諾人說了你要做卻沒有做。INOS 就是要確保你所有應該做的事情都可以做到。

所以「收集」這一步,INOS 要求100%。把所有可能的事情都想到,目標是清空大腦。如果達不到100%,INOS 的效果就會打折扣了。那些 CEO 類的人物第一次使用 INOS,一般需要兩天的時間,整理出來300到500個小時的任務量,其中包括30到100個「專案」。

一般人,不用每天有五個會議的人來說,一個INOS只要做到《用任務表取代時間表》 和《一腦不能兩用》 就足夠我們把事情做好了。但是如果你每天事情極多,一個科學完備的任務列表則是必須的。INOS並不是什麽特殊的發明,它的原則其實都是常識,其實這一套方法之所以有用,就是因為它簡單明了。

從結繩記事開始人類就已經學會把大腦「外包」,INOS只是這個做法的延續而已。在電腦和網絡無處不在的今天,我們採納一套更科學更完備的把任務列表外包的系統,是理所當然的事情!

INOS理論

INOS的基本理論是把一個人所要要完成的任務和事件全部從大腦中移出來,記錄到手機。這樣,大腦便不會被多餘的事情打攪,並集中於現在所需完成的事情上面。

我提倡建立一個詳細的To-Do清單,例如:列出要打的電話,要完成的任務。還有「二分鐘法則」:如果任何一件可以在二分鐘內完成的事情,那麼就必須得現在馬上完成。

INOS 邏輯圖: