超高工作效率的人是如何結束一天工作的

曾經,我的工作日大致是這樣的:

「在電腦前坐下來,對自己想要做什麼有個模糊的概念。

查收電子郵件。被收件箱中所有的新消息攪得心神不寧。最後浪費了很多時間處理緊急但無足輕重的工作。

因為重要項目沒有取得足夠的進展而感到愧疚。每天熬夜工作到很晚——就最佳工作效率而言沒有意義——因為我從來沒覺得自己完成了足夠多的工作。

即使下班後,我也仍在思考沒做完的重要工作。第二天一睜眼就感覺筋疲力盡、焦慮,因為前一天超低的工作效率感到內疚。」

你可以想象得到,我沒有完成足夠多的工作,每天結束時都感到沮喪,壓力山大。就在那時,我發現了工作日收尾例行程序的神奇力量。

如果方法正確,工作日收尾例行程序能夠幫助你輕鬆結束一天的工作,不再擔心所有剩下的任務,讓你做好準備,第二天早上就開始把工作做好。

下面介紹我發現的7+種簡單又科學的方式,用最理想的方式結束一天的工作:

1. 清理你的辦公桌和電腦桌面。

我知道,你肯定已經覺得無聊了。*打哈欠*保持井然有序大該是最古老、最無聊的技巧。但事實證明,保持井然有序對我們的心理健康和工作效率而言都有實實在在的好處。

普林斯頓大學在2011年開展的一項研究中發現,混亂無序的環境會影響我們的專注力,限制我們處理信息的能力,最終導致我們無法把工作做到最好。

會影響我們注意力的不僅僅是摸得到的雜物。如果你和我的風格差不多,你可能會發現自己在工作日結束時同時開著10多個選項卡和窗口!一次性打開多個選項卡會讓我們更容易分心,切換任務反過來會拖慢我們的思維過程,並扼殺我們的工作效率。試著同時專注於一個或多個任務會把我們的工作效率拉低40%之多,甚至可以把你的智商拉低多達10分!

主要結論:在工作日結束時,花一分鐘時間清潔桌面,保存你正在處理的每項工作,關閉所有選項卡和窗口。明天的你一定會感謝今天的自己,第二天清晨馬上就可以集中精力避免分散注意力。

(這樣做的一個額外好處是,點擊保存工作能夠幫助我們更好地完成工作。)

特別建議:在工作日結束時關閉選項卡之前,我會把所有需要在晚些時候參閱的文件或鏈接作為備注,添加到對應的Todoist任務,這樣一來,我就不用在第二天浪費時間來查找這些文件或鏈接。

2. 查看已完成的待辦事項。

如果想在工作中保持和創造動力,最簡單有效的一種辦法,就是慶祝你所取得的成果。Teresa Amabile解釋了她和她的哈佛研究團隊,是如何發現這個簡單然而有效的工作效率習慣的:

「我們對比研究參與者表現最好的和最差的日子(根據他們的總體情緒、特定情緒、動機水平),發現最常觸發「最佳表現日」的事件是個人或團隊取得工作成績。最常觸發「最差表現日」的事件是挫折。

例如,看看成果進展是如何與內心工作生活的一個要素——總體情緒水平——相關聯的:在人們情緒最好的日子里,有76%的時間取得了成果進展。相反,只有13%的時間發生了挫折或阻礙。

我們傾向於按照長期目標和重要的里程碑來衡量成果進展。但問題是,這些他們並不經常發生。但是,Amabile的團隊發現,小成就能夠帶來同樣的心理效益:

「我們的研究參與者報告的許多進展事件體現的都是小的進步。然而,這些小進步通常能夠激發出強烈的積極反應。看看一位在高科技公司任職的程序員寫的這份日記,這份日記伴隨著對自己情緒、動力以及洞察力非常積極的自我評價:「我終於發現某些事情的問題所在。我感到輕鬆快樂,因為於我而言,這是個小進步。」

主要結論:每天工作結束時,花五分鐘時間回顧你完成的工作,借此改善心情,提高積極性。

3. 明日待辦事項列表。

一天的工作結束時,最常見的一個收尾習慣就是計劃第二天需要完成哪些工作。在工作日結束時列出第二天的待辦事項列表,從而以兩種重要的方式帶來工作效率的大爆發。

I) 幫助你停止思考工作:

停止思考工作真的很難,哪怕我們把工作放在一邊也是如此。大量研究表明,大腦會迫使我們思考未完成的任務,直到我們完成這些任務為止。心理學家把這種現象稱為蔡加尼克效應。我喜歡把這種效應看做是大腦與生俱來的具有提醒功能的App。

思考未完成的工作或許有助於激勵我們做到有始有終,但是也會讓我們在一天結束時難以平靜下來,恢復精力。幸運的是,我們可以利用一種心理捷徑來停止擔心未完成的工作。把完成未完成工作的計劃寫出來,這種方式所提供的心理解脫與實際完成工作是一樣的。

II) 增強你的意志力:

通過100多份研究報告顯示,我們全天所做的每個額外決定都會耗費我們的心智能量和意志力。使用一份清晰且按重點排列的待辦事項清單開始一天的工作,能減少你每天要做的決定,空出寶貴的自控力用來推動最重要的項目向前發展。

主要結論:在每個工作日結束時,計劃第二天的待辦事項列表,借此清理思緒,保存意志力。

4. 準備好在早晨最先做「最不願做的事情」。

馬克·吐溫有句名言「如果早上做的第一件事就是生吃了一隻青蛙的話,這一天不可能再有更糟糕的事發生了。」換句話說:如果你每天最先處理最困難並且最重要的工作,那麼全天剩下的時間就會變得很輕鬆了。

給未來的自己來點正能量,在工作日結束時使用收尾例行程序,盡可能輕鬆地在第二天一早處理最重要的工作(MIT)。

我發現要做到這一點,其中一種有效的辦法就是在工作日結束時,關閉所有選項卡,只留下待辦事項列表上第一件待辦工作的選項卡。比如說,如果我正在寫一篇博客,我會只保留一份打開的谷歌文檔。早上,我坐在電腦前,看到開著的選項卡就會提醒我當天最重要的工作是什麼,與此同時,讓這一天剩餘的工作變得更加輕鬆。

另一種對待最棘手工作的辦法是,在新的一天開始時,先完成一項能快速輕鬆完成的工作任務。Todoist創始人兼首席執行官Amir Salihefendic會在下班前,先決定好第二天一早最先處理的一份輕鬆的工作內容。從列表中勾掉那項工作內容,能夠帶來動力,並在心理上讓他感到輕鬆,從而開始處理當天最重要的工作。

主要結論:讓自己在清晨就為成功做好準備,只保留需要一早完成的最重要待辦任務的選項卡。選擇一項能夠速戰速決的任務,作為第一項工作來幫助你創造動力。

5. 正視你拖延的工作。

每個人的待辦事項列表上,都有某些令人困擾但又總是甩不掉的項目。

因為這樣或那樣的原因,這些項目令我們感到不舒服,因此,我們不斷拖延。這會帶來內疚感,進而造成心理上更大的不適,反過來讓我們更想要避免處理這些項目。這種自我挫敗行為在一種拖延「惡性循環」中會造成焦慮和回避。

成功人士會努力讓迎面正視這些不適感成為一種習慣。Asana的聯合創始人Justin Rosenstein對此這樣解釋說:

「我有拖延症。但並不是因為我懶惰,而是因為我最需要完成的工作在某些方面讓我覺得不太舒服(有時候可能很嚴重)。幸運的是,我發現了一個不可或缺的三步過程,有了它你就能不再拖延,採取行動:(1) 面對一直被拖延的工作,(2) 向自己或朋友坦陳為何某項工作令自己感覺不舒服,(3)確定不會帶來不適的下一步行動。」

與此類似,Todoist Android開發員Rasto Vasko在每個工作日結束時,會確認所有自己未完成的並且想要回避的任務。

「如果我感覺自己在故意忽視或回避某項任務,我會試著把它分成兩個(或更多個)更小的任務,這樣我就會更願意在第二天進行處理了。」

主要結論:擺脫拖延惡性循環,在每個工作日結束時,找出你所回避或感覺不舒服的任務。把這些任務分成更容易處理的小任務,在第二天的待辦事項列表中添加處理這些工作的後續步驟。

6. 設定一個工作結束時間,並堅持遵守。

如果你在特定的時間結束工作,你就能全天更高效率地工作。

研究表明,我們工作的時間越長,工作效率就越低。證據是什麼?下面由《經濟學家》雜誌收集的圖表顯示了1990-2012年期間,在經濟合作與發展組織國家中,工作時間與每小時工作效率明顯的負相關關係。

那麼,時間都去哪兒了?帕金森定律稱工作量會不斷擴張,填滿所分配的時間。例如,如果你有2天時間用來完成一項任務,那麼這項任務就需要2天才能完成。如果你只給自己2小時用來完成相同的任務,那麼這項任務就只需要2個小時。

你可以利用帕金森定律來提高工作效率。知道自己必須在下午6點前完成工作,這能幫助你用更短的時間完成更多工作。

在設定的時間結束工作也能讓你有機會休息和恢復精力,這是長期工作效率必不可少的組成部分。

準時下班的好處說起來很容易。但把建議付諸實際卻完全是另外一回事。Belle Cooper是自我量化應用「Exist」的聯合創始人,同時也是一位作家,她會在每天下午5:30安排一項活動,用以確保準時結束當天的工作:

我很清楚自己在晚上無法做任何工作,因此,我必須在每天下午5:30前完成待辦事項列表上所有重要的工作。令人吃驚的是,我規定的硬性時間對於處理工作和保持每天下午的工作效率而言,非常有幫助。我經常在下午3點突然意識到自己從午餐後就一直在浪費時間,而我當天的工作還有兩個半小時就結束了,於是我開始加速處理工作。

我發現,如果在5:30結束工作後,沒有健身或是吃晚餐的安排,這個硬性期限效果並不太好。時間期限變得有彈性,我會繼續工作更長的時間——或者只是自我感覺我還在繼續工作,但事實上並沒有完成更多的任務。」

主要結論:確保在合理的時間下班,並在工作結束的時間點安排與一個朋友一起參與的活動。

7. 愉快地結束工作。

在工作效率低下的日子,悲催感油然而生。

幸運的是,即使你沒有完成足夠多的工作任務,有些方法還是可以讓你愉快地結束工作。下面介紹其中三種辦法。

I) 原諒自己。如果你沒能完成自己打算要做的工作,不要因此自責。研究表明,在你拖延工作時練習自我同情能夠幫助你在未來克服拖延。

II) 表達感激。就改善情緒和提高幸福感而言,表達感激是一種最快的辦法。在一天結束時聯絡一位同事,向他/她表達感謝。這樣的做法可能也會讓他們的一天燦爛起來(感謝Michael Kerr提出這個精彩的建議。)

III) 幫助別人。科學證明,為別人做些事能讓你感到更快樂。試試Adam Rifkin5分鐘幫助習慣。

下面簡要介紹了一些有用的習慣,你可以把他們加入到工作日收尾例行程序中:

  1. 清潔桌面,保存你正在處理的每項工作,關閉所有選項卡和窗口。
  2. 在每天結束時回顧你完成的任務。
  3. 計劃明天的待辦事項列表。
  4. 只打開完成第二天一早最重要待辦工作所需的選項卡。
  5. 安排速戰速決的任務作為第二天的第一項工作。
  6. 把任務分成更小、更容易處理的任務。
  7. 嚴格按時結束你當天的工作,制定計劃健身或與朋友會面。
  8. 不要因為沒有完成所有工作而責怪自己。
  9. 向同事表達感激。
  10. 為別人幫個小忙。

你有適合自己的工作日收尾例行程序嗎?你有任何其他建議可以用來更好的結束一天的工作嗎?我非常樂於傾聽你的聲音,在下面的評論欄中提出建議吧!